Política de Privacidad

01Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

• Razón social: Tributabien SpA
• RUT: 77.421.829-7
• Domicilio: Diego de Oro 382, Chillancito, Concepción, Región del Biobío, Chile
• Correo de contacto en materia de privacidad: [email protected]

Para cualquier consulta sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos, así como para el ejercicio de tus derechos, puedes escribirnos al correo indicado. Las solicitudes en materia de protección de datos son atendidas directamente por el responsable a través de ese mismo canal.

02Datos personales que recopilamos

Recopilamos únicamente los datos necesarios para prestar el servicio de gestión y asesoría tributaria. Según tu rol (contador, cliente o trabajador) y el uso que hagas de la plataforma, podemos tratar las siguientes categorías:

2.1. Datos de identificación y cuenta

• Nombre y apellido.
• Correo electrónico (utilizado como identificador de inicio de sesión).
• Número de teléfono.
• Contraseña (almacenada de forma cifrada mediante funciones de hash; nunca en texto plano).
• RUT de la empresa o contaduría, razón social, dirección y datos de contacto.
• Tu rol en la plataforma y las empresas a las que tienes acceso, indicando si eres su titular (quien la paga) o colaborador (una persona a la que la contaduría dio acceso a esa empresa).
• Foto de perfil, si decides subirla. Se guarda recortada y sin los metadatos de la imagen (por ejemplo, la ubicación donde se tomó la foto). La ven tú y los contadores de tu contaduría; la foto de un contador la ven además los clientes de su contaduría.

2.2. Datos tributarios, contables y credenciales

• Régimen tributario, RUT y correo de la empresa o contribuyente.
• Información de declaraciones (por ejemplo, Formulario 29: IVA débito y crédito, retenciones, PPM, impuesto a pagar, periodos y su estado de presentación) y proyecciones de IVA.
• RUT de socios y representantes.
• Credenciales de acceso a servicios de terceros que el cliente decide almacenar para que su contador opere por él (por ejemplo, claves del SII, Previred, IMED, Dirección del Trabajo, Transbank, Getnet, Haulmer, sistemas de facturación y ClaveÚnica), así como el certificado digital (firma electrónica). Estos datos se almacenan cifrados y su entrega es siempre voluntaria. Los ven la contaduría de la empresa y las personas con acceso a esa empresa (su titular y sus colaboradores).

2.3. Datos laborales, financieros y de salud

• Información de remuneraciones y liquidaciones de sueldo, cotizaciones previsionales (AFP, isapre/Fonasa), aportes de APV, préstamos y descuentos.
• Datos de la ficha laboral del trabajador (cargo, jornada, contrato, datos de contacto y datos bancarios) gestionados por el empleador.
• Novedades de remuneraciones que informa la empresa o su contaduría para preparar las liquidaciones (bonos, horas extra, atrasos, días faltados, anticipos, préstamos de la empresa, comisiones y vacaciones) y sus documentos de respaldo.
• Documentos de recursos humanos del trabajador (contratos de trabajo, anexos, finiquitos, liquidaciones, licencias médicas, certificados de discapacidad y otros que el usuario decida cargar) y de la empresa (libro de remuneraciones, comprobantes de cotizaciones previsionales y reglamento interno).
• Inversiones, instrumentos financieros, préstamos bancarios y documentación contable que el usuario suba a la plataforma.

Parte de estos datos —los relativos a la salud y a la situación socioeconómica— constituyen datos sensibles bajo la Ley N° 21.719; su tratamiento se describe en la sección 4 y se sujeta a medidas de seguridad reforzadas.

2.4. Datos de la firma electrónica de documentos

Cuando firmas electrónicamente un documento en la plataforma (como trabajador, empleador o contador), registramos como evidencia de la firma: la imagen de tu firma, tu nombre y RUT, tu rol en el documento, la fecha y hora, la dirección IP, la información del dispositivo y del navegador, la posición de la firma en el documento y una huella digital (hash) del documento original. Estos datos se incorporan al documento firmado y a su hoja de validación, que pueden ver las partes del documento (el trabajador, su empleador y la contaduría). Tu contraseña se te pide para confirmar la firma, pero no se guarda junto a ella.

2.5. Datos de comunicaciones y agenda

• Consultas y mensajes intercambiados en los chats internos y sus archivos adjuntos. El texto de los mensajes se almacena cifrado; los archivos adjuntos se guardan con acceso restringido a las personas autorizadas.
• Reuniones agendadas (título, descripción, fecha y hora) y, si conectas tu cuenta de Google Calendar, los tokens de autorización necesarios para crear los eventos (almacenados cifrados).
• Avisos que te enviamos sobre la actividad de la plataforma (bandeja de notificaciones).

2.6. Datos de pago

• Estado, monto, fecha y mes cubierto de los pagos y suscripciones, los comprobantes de pago que subes para acreditar un pago y, si un pago se rechaza, el motivo indicado por quien lo revisó. El procesamiento de pagos se realiza únicamente en la plataforma web; la aplicación móvil no procesa pagos ni muestra checkout, precios ni enlaces de pago. El procesamiento de tarjetas, cuando exista, lo realizarán directamente las pasarelas de pago; no almacenamos los datos completos de tu tarjeta.

2.7. Datos técnicos y de uso

• Identificadores de dispositivo para notificaciones push (token, plataforma, versión de la aplicación) cuando habilitas las notificaciones, en la app móvil o en el navegador.
• Datos de sesión y autenticación (cookies técnicas en la web; tokens JWT en la app móvil).
• Dirección IP desde la que te conectas, usada para la seguridad de la plataforma (por ejemplo, para limitar los intentos de inicio de sesión), en el registro de accesos a datos sensibles y como evidencia de la firma electrónica.
• Registro de la aceptación de esta política y de los Términos y Condiciones (fecha y versión aceptada), como prueba de tu consentimiento.
• Registros técnicos (logs) de actividad del sistema con fines de seguridad y diagnóstico, que pueden incluir tu correo electrónico e identificadores internos.
• Datos técnicos de diagnóstico y reportes de fallos de la aplicación móvil (ver secciones 5 y 8), recolectados únicamente en la versión de producción y no vinculados a tu identidad.

Más allá de las categorías sensibles descritas en la sección 2.3, no recopilamos deliberadamente otros datos sensibles. Te recomendamos cargar solo la información estrictamente necesaria para la finalidad de cada módulo.

03Finalidades del tratamiento

Tratamos tus datos personales para las siguientes finalidades:

• Crear y administrar tu cuenta, autenticar tu acceso y darte acceso a las empresas que te corresponden.
• Prestar el servicio de gestión y asesoría tributaria, contable y de remuneraciones.
• Permitir la comunicación entre contadores y clientes (consultas, chats, reuniones).
• Gestionar declaraciones, costos fijos, inversiones, recursos humanos y demás módulos de la plataforma.
• Permitir la firma electrónica de documentos laborales y conservar la evidencia de cada firma.
• Gestionar suscripciones y pagos (en la plataforma web), incluida la verificación de los comprobantes y la suspensión del acceso cuando el mes en curso no está pagado.
• Enviar notificaciones operativas o transaccionales (por ejemplo, aviso de que se cargó un Formulario 29, una nueva consulta, un documento por firmar, recordatorios de vencimientos y de reuniones, o el restablecimiento de tu contraseña), por correo electrónico, en la bandeja de notificaciones y/o mediante notificaciones push.
• Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y diagnosticar incidentes.
• Cumplir con obligaciones legales, tributarias y contables aplicables.

04Base legal

El tratamiento de tus datos se fundamenta, según corresponda, en las siguientes bases:

• Ejecución de un contrato: el tratamiento de los datos de cuenta, tributarios, credenciales, declaraciones, remuneraciones, recursos humanos, firma electrónica, pagos, chats y reuniones es necesario para prestarte el servicio que contratas.
• Cumplimiento de una obligación legal: la documentación tributaria, contable, previsional y laboral responde a obligaciones establecidas por la legislación chilena (Código Tributario, Código de Comercio y Código del Trabajo). Por la misma razón, los pagos verificados se conservan aunque se elimine la cuenta de quien pagó (sección 7).
• Consentimiento: el envío de notificaciones push, la foto de perfil y el uso de cookies de analítica se basan en tu consentimiento, que puedes retirar en cualquier momento.
• Interés legítimo: el aseguramiento de la plataforma, la prevención del fraude, el registro de accesos a datos sensibles y el mantenimiento de registros técnicos se basan en nuestro interés legítimo de operar un servicio seguro y confiable.

Datos de categorías especiales (sensibles)

La Ley N° 21.719 considera datos sensibles, entre otros, los datos relativos a la salud y a la situación socioeconómica. En el marco del servicio de remuneraciones y recursos humanos, Tributabien trata:

• Datos de salud: documentos que el usuario carga voluntariamente, como licencias médicas, certificados de discapacidad e información de cotización de salud (isapre/Fonasa).
• Datos de situación socioeconómica: remuneraciones, novedades de remuneraciones, cotizaciones previsionales, préstamos, inversiones y demás información económica que el usuario administra en la plataforma.

El tratamiento de estos datos se realiza en el marco de la relación laboral, tributaria o contractual que el usuario administra (ejecución de contrato y cumplimiento de obligaciones legales previsionales y laborales) y, cuando corresponde, sobre la base del consentimiento del titular. Estos datos se sujetan a medidas de seguridad reforzadas: control de acceso por roles, cifrado de los datos más sensibles y registro de auditoría de las descargas de documentos.

05Encargados y terceros

Para operar la plataforma recurrimos a proveedores que actúan como encargados del tratamiento, es decir, que procesan datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de Tributabien, sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad. Estos son:

Para el procesamiento de pagos en la plataforma web está prevista la integración de las pasarelas MercadoPago y Webpay. Cuando se habiliten, dichas pasarelas actuarán como responsables independientes respecto de los datos de pago que recojan directamente, conforme a sus propias políticas de privacidad.

No vendemos, arrendamos ni cedemos tus datos personales a terceros con fines comerciales o publicitarios. Solo compartimos datos cuando es necesario para prestar el servicio (con los encargados anteriores) o cuando una autoridad competente lo requiera en el marco de la ley.

06Transferencias internacionales

Nuestra infraestructura de alojamiento (DigitalOcean) y varios de nuestros encargados (Cloudflare, Resend y los servicios de Google LLC: Firebase Cloud Messaging, Crashlytics, Remote Config, Google Fonts, Calendar, Meet y Analytics) son empresas con sede en Estados Unidos u operan servidores en ese país; en el caso de Cloudflare, el tráfico puede pasar por los centros de datos de su red global más cercanos a tu conexión. Esto implica que algunos de tus datos personales pueden ser transferidos y tratados fuera de Chile.

Cuando realizamos transferencias internacionales, adoptamos las garantías exigidas por la Ley N° 21.719, tales como cláusulas contractuales que obligan al destinatario a un nivel de protección adecuado, o tu consentimiento informado cuando corresponda. Al utilizar nuestros Servicios, comprendes que tus datos pueden ser procesados en los países donde operan estos proveedores.

07Plazos de retención

Conservamos tus datos solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas:

Conservación de documentos por obligación legal. La plataforma no reemplaza la obligación del contribuyente y del empleador de conservar su documentación tributaria, contable y laboral durante los plazos que fijan el Código Tributario, el Código de Comercio y el Código del Trabajo. Antes de eliminar una empresa o una cuenta, descarga la información que debas conservar. La excepción son los pagos verificados, que se conservan como indica la tabla porque la ley obliga a quien los recibió a guardar el respaldo de sus ingresos.

7.1. Eliminación de cuentas y empresas

La eliminación se solicita desde la propia plataforma (web y app móvil). Al pedirla, el acceso se cierra de inmediato y los datos se borran de forma definitiva al cumplirse un período de gracia de 30 días, durante el cual la solicitud puede cancelarse con el enlace que enviamos por correo o escribiendo a soporte. El alcance depende del rol:

• Contador: se elimina la contaduría completa, con todas sus empresas, usuarios y datos.
• Cliente titular: se eliminan las empresas de las que es titular, con todos sus datos. Las personas que colaboraban en esas empresas pierden el acceso a ellas.
• Cliente colaborador (sin empresas propias): se elimina solo su cuenta de usuario; las empresas en las que colaboraba siguen con su titular.
• Trabajador: se elimina su cuenta de acceso y sus datos personales de la cuenta. Su ficha laboral y sus documentos se conservan como registro del empleador.

Cuando una contaduría elimina una de las empresas que atiende, la empresa queda en una papelera durante 30 días, en los que la contaduría puede restaurarla; después se borra de forma definitiva. La contaduría puede borrarla antes, confirmando con su contraseña.

Transcurridos los plazos indicados, los datos se eliminan o se anonimizan de forma segura.

08Permisos, biometría y datos en la aplicación móvil

Esta sección detalla el tratamiento específico de la aplicación móvil. El responsable del tratamiento, los derechos del titular, los plazos de conservación en servidor y el canal de ejercicio de derechos se rigen por el resto de esta política.

8.1. Permisos del dispositivo

La aplicación solicita únicamente los permisos necesarios para sus funciones. En ambas plataformas los permisos se piden en contexto (al momento de usar la función correspondiente) y pueden revocarse en cualquier momento desde los ajustes del sistema operativo.

La aplicación NO solicita ni accede a: ubicación (GPS), contactos, micrófono, calendario del dispositivo, ni identificador de publicidad (Advertising ID). No realizamos seguimiento publicitario ni perfilado con fines comerciales.

El acceso a archivos e imágenes usa los selectores del sistema (Photo Picker / Storage Access Framework en Android, document picker en iOS), por lo que la app no requiere permiso de lectura amplia del almacenamiento.

8.2. Datos del dispositivo y almacenamiento local

Para funcionar, la app guarda en tu dispositivo un mínimo de información:

• Token de sesión (refresh token): se almacena cifrado en el almacén seguro del sistema operativo (Keychain en iOS, EncryptedSharedPreferences/Keystore en Android). En iOS se configura para que no se respalde ni migre vía iCloud. En Android, el respaldo automático de la app está desactivado.
• Preferencias de uso: indicadores no sensibles (onboarding completado, biometría activada, preferencia de notificaciones, tema y un identificador interno del dispositivo registrado). No contienen datos tributarios ni credenciales.
• Archivos temporales: al previsualizar o descargar documentos e imágenes se guardan copias temporales en el almacenamiento privado de la app. Los enlaces de descarga del servidor están firmados y expiran en pocos minutos.

No se almacenan de forma persistente en el dispositivo tus datos tributarios ni tus credenciales de servicios (SII, Previred, etc.): estos se consultan al servidor bajo demanda. Al cerrar sesión o eliminar tu cuenta, los datos locales se borran.

8.3. Autenticación biométrica

La app ofrece, de forma opcional, desbloqueo mediante biometría (Face ID, Touch ID o huella) o la credencial del dispositivo (PIN/patrón/contraseña), para desbloquear la app al reabrirla y proteger la visualización de información sensible.

Tus datos biométricos nunca salen del dispositivo ni se transmiten o almacenan en nuestros servidores ni en la app. El reconocimiento lo realiza íntegramente el sistema operativo en su entorno seguro (Secure Enclave / TEE); la aplicación únicamente recibe una confirmación de éxito o fallo. La biometría no sustituye tu contraseña: es una capa adicional de comodidad y seguridad.

8.4. Notificaciones push

Las notificaciones se entregan mediante Firebase Cloud Messaging (FCM), servicio de Google. Al iniciar sesión, la app genera un token de notificación asociado a tu dispositivo y lo registra en nuestro servidor; se elimina al cerrar sesión en ese dispositivo. El contenido de los mensajes de chat no viaja dentro de la notificación: el aviso solo indica quién te escribió, y el texto se obtiene de forma segura al abrir la app.

8.5. Eliminación de cuenta desde la aplicación

Puedes eliminar tu cuenta directamente desde la aplicación móvil. La eliminación cierra tu acceso de inmediato, borra los datos locales del dispositivo y programa el borrado de tus datos en el servidor tras un período de gracia de 30 días, con el alcance que corresponde a tu rol (sección 7.1). En el rol Trabajador, la ficha laboral y sus documentos se conservan como registro del empleador; lo que se elimina es tu cuenta de acceso y tus datos personales de la cuenta.

09Derechos del titular

Conforme a la Ley N° 21.719, como titular de los datos tienes derecho a:

• Acceso: conocer qué datos tuyos tratamos y obtener una copia de ellos. Puedes descargar una copia estructurada de tus datos desde la plataforma web (Configuración → Seguridad → «Privacidad y mis datos») o solicitarla por correo.
• Rectificación: corregir datos inexactos, desactualizados o incompletos, desde tu perfil o solicitándolo por correo.
• Cancelación (supresión): solicitar la eliminación de tus datos cuando ya no sean necesarios o retires tu consentimiento. Puedes iniciar la eliminación de tu cuenta desde la propia plataforma (web y app móvil); se aplica un período de gracia de 30 días dentro del cual puedes cancelarla (sección 7.1). La eliminación no alcanza a los pagos verificados, que se conservan por obligación tributaria (sección 7). El detalle del procedimiento está en Eliminar tu cuenta.
• Oposición: oponerte a un tratamiento determinado por motivos legítimos.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común, y solicitarnos su transferencia a otro responsable cuando sea técnicamente posible.
• Bloqueo: solicitar la suspensión temporal del tratamiento en los casos que la ley contempla.

Puedes ejercer estos derechos desde la propia plataforma (acceso/portabilidad y eliminación) o escribiéndonos a [email protected]. Responderemos tu solicitud dentro de los plazos legales. Podremos pedirte que acredites tu identidad antes de dar curso a la solicitud, con el fin de proteger tus datos. Si consideras que tus derechos no han sido debidamente atendidos, podrás reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

10Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger tus datos frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación, entre ellas:

• Cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS en todas las comunicaciones; en producción se bloquea el tráfico en texto plano.
• Cifrado en reposo de los datos más sensibles: credenciales de servicios externos, certificado digital, texto de los mensajes de los chats y tokens de autorización de Google Calendar.
• Almacenamiento de contraseñas mediante funciones de hash, nunca en texto plano.
• Control de acceso por roles y aislamiento estricto de los datos entre distintas contadurías y entre distintas empresas: a cada empresa solo acceden su contaduría y las personas que esta autoriza.
• Registro de auditoría de las descargas de datos sensibles: certificado digital, documentos laborales y su firma, documentos de remuneraciones de la empresa, documentos contables y financieros, comprobantes de pago y exportaciones de datos personales.
• Acceso a los archivos restringido a usuarios autenticados y autorizados.
• Eliminación de los metadatos de las fotos de perfil (por ejemplo, la ubicación).
• Autenticación mediante sesiones seguras (web) y tokens de corta duración con renovación y revocación (aplicación móvil).
• Almacenamiento del refresh token en el almacén seguro del sistema operativo del dispositivo.
• Protección contra captura de pantalla en las pantallas de la app con datos sensibles.
• Límites de frecuencia (rate limiting) en las operaciones de autenticación.
• Protección del sitio frente a ataques mediante la red de Cloudflare.
• Respaldo diario de la base de datos.

Ningún sistema es completamente infalible; no obstante, trabajamos para mantener estándares de seguridad acordes a la naturaleza de los datos que tratamos. En caso de una vulneración de seguridad que afecte tus datos personales y suponga un riesgo para tus derechos, notificaremos a la Agencia de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a los titulares afectados, conforme a la Ley N° 21.719.

11Cookies y tecnologías similares

Utilizamos los siguientes tipos de cookies y de almacenamiento en el navegador:

• Cookies estrictamente necesarias (técnicas): indispensables para el funcionamiento del sitio, como la cookie de sesión (sessionid) y la de protección contra falsificación de solicitudes (csrftoken). No requieren consentimiento y no pueden desactivarse sin afectar el servicio.
• Cookies y almacenamiento funcionales de la plataforma privada: una cookie de corta duración (tb_welcome, unos minutos) para mostrar el saludo al iniciar sesión, y el almacenamiento local del navegador para recordar tus preferencias (como la apariencia o la empresa con la que estás trabajando). No se usan para seguimiento ni analítica.
• Cookies de analítica: en nuestro sitio público utilizamos Google Analytics (Google) para entender de forma agregada cómo se usa el sitio y mejorarlo. Estas cookies solo se activan si prestas tu consentimiento.

Al ingresar a nuestro sitio público te mostramos un banner de consentimiento de cookies que te permite aceptar o rechazar las cookies de analítica. Puedes cambiar tu decisión en cualquier momento desde Preferencias de cookies o configurando tu navegador para bloquear o eliminar cookies. La aplicación móvil y la plataforma privada (área de gestión) no utilizan cookies de analítica ni de seguimiento.

12Menores de edad

Nuestros Servicios están dirigidos a personas mayores de 18 años, en su calidad de contadores, empresas, contribuyentes o trabajadores. No están dirigidos a menores de edad y no recopilamos de forma consciente datos personales de menores de 18 años para la creación de cuentas. Cuando, en el módulo de recursos humanos, el empleador administre datos de trabajadores adolescentes legalmente autorizados para trabajar, dicho tratamiento se realiza bajo la responsabilidad del empleador y conforme al Código del Trabajo. Si tomamos conocimiento de que hemos tratado datos de un menor sin la autorización de su representante legal, procederemos a eliminarlos.

13Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en nuestros Servicios, en la normativa aplicable o en nuestras prácticas de tratamiento. Cuando realicemos cambios sustanciales, actualizaremos la fecha de «Última actualización» y el número de versión y, cuando corresponda, te lo notificaremos por los medios disponibles y te solicitaremos aceptar la nueva versión. Te recomendamos revisar esta página periódicamente.

14Contacto

Si tienes preguntas, comentarios o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de tus datos personales, puedes contactarnos en:

• Tributabien SpA — RUT 77.421.829-7
• Diego de Oro 382, Chillancito, Concepción, Región del Biobío, Chile
• Correo: [email protected]